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Técnicas para uma boa assembleia

14/09/2017

Conheça métodos para manter reunião do condomínio focada e colaborativa

As assembleias condominiais costumam sofrer de um problema crônico de baixo quórum.

Isso porque os moradores dificilmente se sentem estimulados a comparecer a um encontro que pode ser longo demais, não apresentar conclusões sobre os assuntos discutidos e até terminar em discussão ou brigas entre os presentes.

Foi pensando nisso que conversamos com especialistas no assunto para nos ajudar a entender o que pode ser feito pelo síndico para melhorar a eficiência dessas reuniões.

Antes da assembleia do condomínio acontecer

É importante frisar que, para a assembleia transcorrer tranquila e sem muitos sobressaltos, o ideal é que haja uma preparação adequada para o encontro, tanto por parte do síndico, como por parte dos moradores.

Daí a importância de se disponibilizar todo o material possível antes da reunião – para que a grande maioria já chegue informada e embasada para fazer suas perguntas.

“Quando os condôminos recebem materiais com antecedência, chegam mais preparados para a assembleia. Também sentem que o encontro foi mais organizado”, pondera Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

No início da assembleia do condomínio

É extremamente importante que, ao começar a reunião, os presentes ali firmem alguns combinados.

Dessa forma, fica decidido o que se pode ou não fazer naquele espaço. Vale lembrar que os combinados devem ser partilhados por todos os presentes, e não serem impostos por alguém, seja o síndico ou o presidente da mesa.

Também vale lembrar que o presidente da mesa deve ser alguém que se sinta confortável nesse papel, e não porque os outros presentes acham que ele deva ser.

Afinal, é o presidente da mesa o responsável por manter a assembleia nos trilhos, e isso não pode ser um peso para a pessoa, que deve ser objetiva e educada.

Veja abaixo alguns combinados que podem ser propostos:

  1. Celular desligado ou no vibra – para atender fora da sala
  2. Para pedir a palavra, levante a mão
  3. Vamos seguir o que está na pauta
  4. Cada um tem no máximo “x” minutos para falar, por vez
  5. Não interrompemos o outro
  6. Assuntos pessoais ou fora da pauta serão discutidos em outro momento
  7. Colocar um tempo para cada tópico da pauta ser discutido

“A estruturação da reunião é fundamental. Ter a pauta estudada, estipular horários, regras e organização para a assembleia ajuda a todos entrarem na mesma sintonia”, explica Adriana Adler, professora do curso da Universidade Secovi –SP do curso de facilitação de reuniões condominiais.

Se houver um flip chart na sala onde a reunião está acontecendo, pode-se escrever o que foi acordado, assim fica mais fácil dos presentes se lembrarem dos pontos a serem seguidos.

Mas como seria bom se, uma vez proposto, o combinado fosse seguido, não é mesmo?

Infelizmente, nem sempre isso é possível. Por isso, vale conhecer algumas táticas para conseguir avançar na pauta da assembleia e colaborar com as expectativas de todos:

Assuntos fora da pauta

Quando alguém levanta uma questão que não está na pauta, ou que seja uma demanda pessoal, nem todos os presentes têm interesse no assunto.

“Nem por isso aquela pessoa deve se sentir de fora, ou  achar que seu problema não é importante. O síndico deve dizer qual será  a continuidade para aquela situação depois da reunião, e realmente se comprometer com aquilo”, ensina Alina Pachelli de Carvalho, professora do curso da Universidade Secovi –SP do curso de facilitação de reuniões condominiais.

Como lidar com interrupções

A pessoa que interrompe a todo momento quebra o ritmo da assembleia, além de tirar o direito da palavra de seus colegas de assembleia.

Nesse caso, o presidente da mesa deve lembrar o que foi acordado e pedir, sempre, que isso não aconteça.

“Muitas vezes as pessoas não têm paciência de esperar a sua vez, ou acham que o vizinho está falando algo errado e interrompem mesmo. Mas o ideal é o presidente intervir sempre, para evitar que a situação se repita”, assinala a síndica profissional Eliana Albuquerque.

Explanações pouco claras e longas demais

Um bom recurso para os moradores mais repetitivos ou prolixos é a técnica de repetir e resumir o que aquela pessoa disse. Dessa forma, fica assegurado que todos entenderam o problema.

Também vale ressaltar o tempo que cada um tem disponível para falar, além do período que aquele assunto tem na reunião, conforme tenha sido acordado no começo da assembleia

 

Como manter o foco na pauta

Às vezes, um assunto leva a outro, e em cinco minutos, o debate em assembleia se torna algo que não estava previsto no primeiro momento.

Nesse caso, é importante que o presidente da mesa seja objetivo. Explicar sucintamente que se deve voltar ao fio da meada e que casos que não são de interesse coletivo serão ouvidos, sim, mas não a todo momento e nem de qualquer jeito.

Uso de deboche, ironia e sarcasmo

 

Geralmente, o uso desse tipo de recurso pode ser combatido com transparência na gestão. É importante que o síndico consiga sempre – e não apenas nas assembleias – atender às demandas da massa condominial.

Quando o síndico consegue entender e colaborar com as dúvidas ou pedidos dos condôminos, via de regra, esse tipo de expediente perde sua força.

“Já mediei casos de condomínio onde o síndico era acusado de má gestão. Durante a mediação, na Câmara do SECOVI, o síndico percebeu que os condôminos tinham muitas dúvidas sobre como ele atuava.

Ele, por sua vez, tinha pouco tempo disponível para cuidar do prédio e acabou não respondendo a  vários emails que recebia. Esta atitude gerou insegurança aos moradores do prédio, que lotavam cada vez mais a sua caixa de entrada de emails.

Na mediação, as dúvidas foram esclarecidas e uma reunião mensal foi combinada para este fim. Além disso, o síndico percebeu o quanto os condôminos poderiam ajudá-lo”, explica Claudia F. Grosman, professora do curso da Universidade Secovi sobre facilitação de reuniões de condomínio.

Brigas e/ou discussões acaloradas durante a assembleia

Para manter o clima de colaboração é importante não deixar que os assuntos se polarizem em dois extremos. Afinal, a vida não é feita apenas de “preto” e  “branco”. Quando conseguimos escolher um caminho do meio, todos ganham, mas precisam fazer concessões para chegar ali.

“É sempre melhor evitar que haja uma polarização forte na assembleia. Não só pelo momento em si, mas pelo o que aquela comunidade vai viver depois, também. O presidente da mesa deve ter bastante jogo de cintura e evitar ao máximo que essas situações ganhem força”, argumenta Gabriel Karpat.

Reclamações

Uma boa técnica para aqueles que reclamam de diversos pontos é transformar as críticas em perguntas. Dessa forma, a situação ganha uma chance palpável de ser resolvida.

Exemplo: Quando a pessoa diz “as áreas comuns vivem cheias de cocô de cachorro”.

Pode-se sugerir: “Como evitar que os donos de cachorro deixem os dejetos de seus animais nas áreas comuns?” é um passo adiante para solucionar aquela situação.

Acusações pessoais

Quando há problemas entre dois condôminos (vazamento, barulho fora da hora, etc), pode ser comum que uma pessoa reduza a outra ao transtorno causado (“é um irresponsável, faz barulho a qualquer hora” ou “é um chato, reclama por qualquer coisa”).

Uma ferramenta para esses casos é separar o problema da pessoa, e tentar fazer com que um entenda a situação do ponto de vista do outro.

Muitas vezes, a conversa pode ser difícil, mesmo que seja a primeira entre os moradores. Às vezes, as pessoas incomodam sem querer e não entendem a hostilidade do vizinho. Separando a pessoa do problema (“ele chega muito tarde do trabalho e não imagina o barulho que a máquina de lavar faz na unidade de baixo”) já se joga uma luz diferente no problema.
Depois da assembleia

É extremamente importante que o síndico dê continuidade às questões levantadas em assembleia. Sejam elas definidas pela pauta ou não, assuntos de interesse geral ou pessoal, as demandas tratadas ali devem sertocadas no dia a dia do condomínio. Com os moradores recebendo o feedback do síndico, e de como seus pedidos e sugestões estão sendo evoluindo, a tendência é que as assembleias tenham um clima muito mais de paz e de colaboração do que de guerra, ou drama.

Fontes consultadas: Adriana Adler, Alina Pachelli de Carvalho e Claudia F. Grosman, professoras do curso ‘Como facilitar reuniões de condomínio’ da Universidade Secovi -SP, Gabriel Karpat, diretor da administradora GK e colunista do SíndicoNet, Eliana Albuquerque, síndica profissional

Publicado pelo Sindiconet  www.sindiconet.com.br

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